Информационно-технологическое сопровождение предприятий

для клиента - Модуль "Автоматическое заполнение приложений к реестру НДС"

Назначение модуля:

Модуль "Автоматическое заполнение приложений к реестру НДС" предназначен для упрощения и автоматизации процесса заполнения приложений к реестру НДС, связанных с перевозкой товаров различными видами транспорта, на основании данных из грузоперевозок.

Данный модуль позволяет автоматически формировать следующие виды приложений:

Преимущества модуля:

  1. Автоматизация процессов: Модуль полностью автоматизирует заполнение необходимых приложений, что позволяет сократить время на выполнение рутинных задач.
  2. Минимизация ошибок: Автоматическое заполнение снижает вероятность ошибок при вводе данных, что способствует повышению точности отчетности.
  3. Удобство и простота использования: Интуитивно понятный интерфейс модуля облегчает работу пользователям.
  4. Своевременная подача отчетности: Автоматизация процесса позволяет своевременно формировать и подавать отчеты, что снижает риск штрафов и санкций со стороны налоговых органов.

Результаты внедрения модуля:

Внедрение модуля "Автоматическое заполнение приложений к реестру НДС" приведет к значительному сокращению временных затрат на выполнение процессов, связанных с подготовкой и подачей налоговых отчетов. Компании смогут освободить ресурсы, которые ранее были задействованы на рутинные задачи, и направить их на более стратегические направления. В результате, организация повысит свою эффективность, улучшит контроль за налоговыми обязательствами и снизит финансовые риски, связанные с возможными ошибками в отчетности.

Инструкция по работе с модулем «Автоматическая блокировка грузоперевозок»

101. Перечень действий для работы модуля «Автоматическая блокировка грузоперевозок»

Для работы модуля «Автоматическая блокировка грузоперевозок» необходимо выполнить следующие действия:

  1. Настроить пороговые значения для срабатывания модуля блокировки (п.1).
  2. Установить приоритет грузоперевозок (п.2).
  3.  Настроить дополнительные правила отбора грузоперевозок (п.3).
  4. Задать комбинацию параметров в Матрице рейтинга (п.4).
  5.   Заполнить реквизиты для расчета рейтинга в карточке Контрагента (п.4).
  6. Настроить дополнительные параметры (п.5).

 

Далее рассмотрим подробнее алгоритм действий по настройке модуля.

 

2.      Настройка модуля «Автоматическая блокировка грузоперевозок» 

К настройке модуля «Автоматическая блокировка грузоперевозок» можно перейти через рабочий стол «Бухгалтерия экспедитора» - Мониторинг - Перевозки (см. Рисунок 1).

 

Рисунок 1. Расположения настроек в "Бухгалтерии экспедитора"

 

Рисунок 2. Окно настройки модуля "Автоматическая блокировка грузоперевозок"

 

Настройка модуля состоит из нескольких разделов. Рассмотрим подробнее работу с каждым из них.

 

1. Пороговые значения.

В данном разделе настраивается Лимит задолженности по умолчанию, в рамках которого будет срабатывать блокировка грузоперевозок, а также Сумма резерва для трёх различных рейтингов (зелёный, жёлтый, красный) (см. Рисунок 3).

 

Лимит задолженности указывается в карточке Контрагента. Однако, если он не указан, то по умолчанию программа возьмёт сумму, указанную Лимите задолженности по умолчанию.

Рисунок 3. Пороговые значения

2. Приоритет грузоперевозок.

В данном разделе настраивается приоритет грузоперевозок (статусов), подлежащих блокировке.

Управлять расположение статусов можно при помощи мыши либо при помощи стрелок (вверх/вниз). Также доступно удаление статуса из списка (ПКМ + Удалить или клавиша Delete) или добавление нового (кнопка Добавить) (см. Рисунок 4).

Рисунок 4. Приоритет грузоперевозок

Например, у клиента 5 активных грузоперевозок со следующими статусами: одна – В пути (на ЖД),две – Выгружен на терминале, одна – В море и одна – Судно на рейде. Исходя из установленного приоритета
(см. Рисунок 4), при срабатывании модуля блокировки, у данного клиента заблокируются 3 (три) грузоперевозки со статусами: две - Выгружен на терминале,одна – Судно на рейде.

3. Правила отбора грузоперевозок.

Данный раздел позволяет настраивать правила отбора, по которому будет срабатывать механизм блокировки только на те грузоперевозки, которые удовлетворяют условию, указанному в отборе (см. Рисунок 5).

Рисунок 5. Правила отбора грузоперевозок

Для того чтобы добавить отбор необходимо нажать на кнопку Добавить новый элемент, далее из доступных полей выбрать нужное поле, настроить Вид сравнения и Значение (см. Рисунок 6).

Рисунок 6. Работа с компоновщиком

Пример 1: необходимо блокировать только грузоперевозки с типом Авто (см. Рисунок 7).

Рисунок 7. Пример работы с компоновщиком

Для группировки условий можно воспользоваться кнопкой Сгруппировать условия, предварительно выбрав несколько условий, далее указать логический оператор для группы: «И», «ИЛИ», «НЕ» (см. Рисунок 8).

Рисунок 8. Пример работы с компоновщиком при группировке условий

4. Матрица рейтинга.

Матрица рейтинга позволяет управлять рейтингом контрагентов посредством изменения комбинаций трёх реквизитов: Платёжная дисциплина, Прибыль и Отсрочка (см. Рисунок 9).

При изменении комбинации в Матрице рейтинга, Рейтинг изменится в карточке контрагента только при сохранении настроек.

Рисунок 9. Матрица рейтинга

Установка реквизитов (Платёжная дисциплина, Прибыль и Отсрочка) для конкретного контрагента производится в карточке контрагента в разделе Дополнительные реквизиты (см. Рисунок 10).

Рисунок 10. Расположение реквизитов в карточке контрагента

Внимание! Установка реквизитов является обязательным пунктом для расчета Рейтинга контрагента и, следовательно, работы самого модуля блокировки.

5. Дополнительные параметры настройки.

К дополнительным параметрам настройки относятся (см. Рисунок 11):

Рисунок 11. Дополнительные параметры

-    факт блокировки (параметр) – параметр грузоперевозки, отвечающий за факт блокировки;

-  исключение грузоперевозки из блокировки (параметр) – параметр грузоперевозки, который позволяет исключить её из блокировки;

-  отключение блокировки по контрагенту (свойство) – свойство контрагента, которое позволяет отключить блокировку его активных грузоперевозок;

 - резерв блокировки (свойство) – свойство контрагента, содержащее количество блокируемых грузоперевозок;

 -  период задолженности (дни) – количество дней, по прошествии которых задолженность считается просроченной. При изменении данного параметра изменяется расчет Просроченной дебиторской задолженности для контрагентов по их неоплаченным счетам;

66. Режим тестирования.

Тестовый режим – это режим, при котором уведомления о блокировке будут отправляться на адрес электронной почты, указанный в параметре Тестовый электронный адрес. Для активации тестового режима необходимо установить флаг Тестовый режим (см. Рисунок 12).

Рисунок 12. Режим тестирования

При завершении редактирования настроек, необходимо сохранять изменения путём нажатия на кнопку Записать или Записать и закрыть. 

3.              Основной принцип работы модуля «Автоматическая блокировка грузоперевозок».

На основании рейтинга контрагента и Дебиторской задолженности (ДЗ) рассчитывается Резерв блокировки. Резерв блокировки – это количество грузоперевозок (контейнеров), подлежащих блокировке.

Просроченная дебиторская задолженность (ПДЗ) – это долг контрагента по счетам, не оплаченный в срок.

В механизме «Автоматическая блокировка грузоперевозки» существует параметр Период задолженности (дни), который позволяет варьировать итоговую сумму ПДЗ.

По установленному отбору в настройках модуля проверяются активные грузоперевозки на необходимость блокировки/разблокировки.

При превышении ПДЗ значения Лимита задолженности происходит блокировка активных грузоперевозок контрагента в количестве РБ (шт.). Приоритет блокировки зависит от статуса грузоперевозки.

В грузоперевозках контрагента, которые необходимо заблокировать/разблокировать, проставляется соответствующее значение мониторингового параметра Факт блокировки (Да/Нет) (см. Рисунок 13)

Рисунок 13. Отражение факта блокировки в грузоперевозке

 

 

для клиента - модуль "История изменения объектов БЭ"

Назначение модуля:

Модуль "История изменения объектов БЭ" предназначен для эффективного мониторинга и управления изменениями в справочниках и документах "Бухгалтерии экспедитора". Модуль фиксирует все версии объектов, что позволяет отслеживать изменения, внесённые в систему. 

Преимущества модуля:

  1. Прозрачность изменения: каждый раз, когда происходит редактирование данных, модуль сохраняет предыдущую версию, что позволяет пользователям видеть полную историю изменений. Это значительно облегчает контроль за данными и повышает их достоверность.

  2. Повышение доверия к данным: Отслеживание изменений позволяет избежать ошибок и манипуляций, тем самым повышая доверие к информации, с которой работают бухгалтеры и менеджеры.

  3. Легкость восстановления данных: В случае ошибок или недоразумений, возможность вернуться к предыдущей версии объекта помогает избежать потерь информации и минимизирует последствия нежелательных изменений.

Результаты внедрения:

Внедрение модуля "История изменения объектов БЭ" позволяет существенно повысить качество учета и управления данными. Значительно снижается риск ошибок и недоработок, а следовательно упрощается подготовка отчетности и ведение документооборота. Пользователи могут быть уверены в достоверности информации и не боятся за потерю вносимых ими данных. В результате, бизнес получает конкурентное преимущество за счет более надежных и регулируемых бухгалтерских процессов.

для клиента - Модуль "Заполнение финансовых параметров грузоперевозок"

Назначение:

Модуль "Заполнение финансовых параметров грузоперевозок" предназначен для автоматизации процесса учета и анализа финансовых показателей в сфере грузоперевозок. Он позволяет отслеживать и анализировать стоимости каждой отдельной грузоперевозки, обеспечивая прозрачность и контроль финансовых потоков.

Преимущества:

  1. Индивидуальная настройка параметров: Модуль позволяет адаптировать финансовые параметры в соответствии с конкретными потребностями клиента, что делает его гибким инструментом для управления финансами.

  2. Многоуровневый учет: Возможность разбивки данных по номенклатурным группам (видам услуг) дает возможность более детального анализа финансовых показателей и выявления самых прибыльных направлений бизнеса.

  3. Удобный интерфейс: Легкость в использовании интерфейса модуля позволяет быстро получать необходимую информацию и оперативно принимать решения на основании актуальных данных.

  4. Использование параметров для настройки статусов:  финансовые параметры могут быть использованы при настройке логистических или финансовых статусов.

  5. Информация в реальном времени: Модуль обеспечивает актуальную информацию о финансовых результатах, позволяя своевременно реагировать на изменения и оптимизировать затраты.

Результаты внедрения:

Оптимизированный учет финансовых параметров грузоперевозок и отражение их в Журнале грузоперевозок позволит более эффективно управлять расходами и доходами предприятия. Сегментация финансовых показателей по видам услуг помогает определить наиболее выгодные направления деятельности и сосредоточить усилия на их развитии. Наличие четко структурированной финансовой информации способствует более точному финансовому планированию и прогнозированию.


для клиента - Модуль "Заполнение параметров грузоперевозок по умолчанию"

Назначение модуля:

Модуль "Заполнение параметров грузоперевозок по умолчанию" разработан специально для оптимизации работы Бухгалтерии экспедитора, упрощая процесс обработки грузоперевозок и обеспечивая максимальную точность информации.

Преимущества:

  1. Автоматическое заполнение данных: Модуль автоматически перезаполняет данные о менеджерах, а также другие ключевые параметры, соответствующие дополнительно заданным реквизитам контрагента. Это позволяет избежать ошибок, связанных с ручным вводом информации и ускоряет процесс оформления грузоперевозок.

  2. Удобный интерфейс: Пользовательский интерфейс настройки модуля интуитивно понятен и прост в использовании. Все необходимые настройки можно выполнить всего в несколько кликов, что позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах.

  3. Адаптивность к изменениям: При изменении клиента в грузоперевозке, модуль автоматически обновляет все связанные данные, что гарантирует актуальность информации и минимизирует риски связанные с неточностью ввода.

  4. Гибкость настроек: Модуль позволяет настраивать параметры заполнения в зависимости от специфики работы вашего предприятия, что обеспечивает индивидуальный подход к каждому клиенту.

  5. Повышение эффективности работы: Сокращение времени на оформление документов и уменьшение количества ошибок в данных помогает улучшить производительность труда и повысить клиентский сервис.

Результаты внедрения:

Внедрение модуля "Заполнение параметров грузоперевозок по умолчанию" позволит вашей организации работать более эффективно и сократит время на ручной труд, что, в свою очередь, способствует улучшению взаимоотношений с клиентами.

для клиента - модуль "Редактирование дат блокировки в журнале грузоперевозок"

Назначение:

Модуль "Редактирование дат блокировки в журнале грузоперевозок" представляет собой удобное и эффективное решение для управления блокировками грузоперевозок. С его помощью вы можете в одно касание устанавливать или снимать блокировки на финансы, а также мониторинговые параметры непосредственно из журнала грузоперевозок, что значительно упрощает процесс и экономит ваше время.

Преимущества:

  1. Удобный интерфейс: Модуль интегрируется в существующий журнал грузоперевозок, добавляя кнопки для установки и снятия блокировок, что позволяет выполнять эти действия быстро и интуитивно.

  2. Одно касание: В отличие от традиционного процесса, где дата блокировки вводится вручную внутри каждой грузоперевозки, с нашим модулем все операции выполняются за один клик. Это минимизирует вероятность ошибок и ускоряет работу с данными.

  3. Экономия времени: Автоматизация процесса установки и снятия блокировок позволяет вашей команде сосредоточиться на более важных задачах, не тратя время на рутинные операции.

  4. Безопасность данных: Модуль обеспечивает сохранность и целостность данных, исключая риски, связанные с ошибками при ручном вводе.

Результаты внедрения:

Установив модуль "Редактирование дат блокировки в журнале грузоперевозок", вы значительно упростите процесс управления блокировками, а также защите свои данные от ошибок при ручном вводе и снятии блокировки внутри грузоперевозок. 

для клиента - модуль "Редактирование бюджета грузоперевозок"

Назначение:

Модуль "Редактирование бюджета грузоперевозок" представляет собой удобный инструмент для управления финансами в рамках вашей логистической деятельности. С его помощью вы сможете оперативно редактировать бюджет каждой отдельной грузоперевозки, не открывая при этом полную информацию о каждой сделке в журнале грузоперевозок.

Преимущества:

  1. Удобный интерфейс: Легкий в использовании интерфейс позволяет быстро находить нужные грузоперевозки в журнале и вносить изменения в их бюджет, нажав на специальную кнопку на панели инструментов.

  2. Экономия времени: Вам не нужно открывать каждую грузоперевозку для внесения изменений. Просто выберите нужную запись в журнале и отредактируйте бюджет на месте.

  3. Интеграция с другими модулями: возможна интеграция с модулем "Шаблоны бюджетов", что позволит еще больше экономить время на заполнении бюджета грузоперевозки.

Результаты внедрения:

Модуль "Редактирование бюджета грузоперевозок" существенно сэкономит ваше время на ведение бюджета грузоперевозок. 

для клиента - модуль "Блокировка бюджета по финансовым статусам"

Назначение:

Модуль "Блокировка бюджета по финансовым статусам" – это мощный инструмент для автоматизации и оптимизации процесса управления грузоперевозками на основе их финансового статуса. Данный модуль предлагает несколько режимов блокировки, а также уровнями доступа групп пользователей к редактированию бюджетов.

Преимущества:

  1. Автоматическая блокировка грузоперевозок: Модуль автоматически блокирует бюджет в грузоперевозках в соответствии с финансовыми статусами, что освобождает сотрудников от необходимости проводить ручную проверку и блокировку.

  2. Экономия времени: Исключив необходимость в ручной работе по блокировке бюджета грузоперевозок, ваш персонал сможет сосредоточиться на более важных задачах, повышая общую продуктивность работы.

  3. Защита от ошибок: Модуль предотвращает изменения в бюджете грузоперевозок, для которых были выполнены все необходимые бухгалтерские процедуры, снижая риск ошибок и финансовых потерь, связанных с некорректными операциями.

  4. Разграничение прав доступа: модуль позволяет ограничить редактирование бюджета для определённой группы пользователей, если её уровень ниже уровня блокировки финансового статуса. 
  5. Возможность интеграции с другими модулями: модуль может использоваться совместно с модулем "Заполнение финансовых параметров грузоперевозок", что позволит настраивать финансовые статусы не только исходя из Мониторинговых параметров, а на основе Финансовых параметров (например, исходя из Суммы задолженности). 

Результаты внедрения:

С модулем "Блокировка бюджета по финансовым статусам" вы сможете оптимизировать управление грузоперевозками, повысить финансовую дисциплину и улучшить общий контроль за бюджетом компании. Это решение станет надежным помощником в ведении бизнеса.

для клиента - компонент "Дата контроля параметров"

Назначение:

Компонент "Дата контроля параметров" - это высокоэффективный инструмент, разработанный для улучшения процесса мониторинга и управления документами в системе "Бухгалтерия предприятия". Он позволяет устанавливать контроль за мониторинговыми параметрами и основными реквизитами документов, что значительно повышает уровень точности обработки данных и автоматизации контроля проверки вводимых данных.

Преимущества:

  1. Контроль мониторинговых параметров: Вы можете настраивать и отслеживать важные параметры, влияющие на ведение бухгалтерского учета. Это позволяет выявлять аномалии и предотвращать возможные ошибки на ранних стадиях.

  2. Управление основными реквизитами документов: компонент предоставляет возможность отслеживать состояние и изменения основных реквизитов документов, что упрощает работу с ними и ускоряет процессы бухгалтерского учета.

  3. Простота настройки: Настройка компонента интуитивно понятна и не требует глубоких технических знаний. Вы можете легко адаптировать его под свои потребности. Настройка встроена в существующий справочник "Тип перевозки".

Результаты внедрения:

для клиента "Дополнительные отчеты Бухгалтерии экспедитора"

Назначение:

Модуль "Дополнительные отчеты бухгалтерии экспедитора" разработан для повышения эффективности работы бухгалтерии и управления финансовыми потоками в сфере грузоперевозок. Он предоставляет возможность не только заменить стандартный отчет "Оперативная задолженность покупателей", но и значительно расширить аналитические возможности вашей бухгалтерии..

Преимущества:

  1. Гибкость отчетности: Модуль позволяет формировать отчеты по оперативной задолженности покупателей в разрезе отдельных грузоперевозок. Это дает возможность глубже анализировать задолженности и выявлять проблемные участки, что способствует более рациональному управлению дебиторской задолженностью.

  2. Разнообразие форматов отчетов: Пользователи могут создавать различные варианты отчетов, соответствующих специфическим потребностям бизнеса. Это позволяет адаптировать отчетность под индивидуальные требования предприятия и получать наиболее актуальную информацию.

  3. Удобный и интуитивно понятный интерфейс: Модуль имеет простой и понятный интерфейс, что облегчает его использование, даже для пользователей с минимальными техническими навыками.

Результаты внедрения:

Модуль "Дополнительные отчеты бухгалтерии экспедитора" станет надежным помощником в организации и управлении экономическими процессами вашей компании. 

для клиента - модуль "Регистрация изменения грузоперевозок для оповещения"

Назначение:

Модуль "Регистрация изменения грузоперевозок для оповещения" предназначен для использования в конфигурации 1С "Бухгалтерия экспедитора" и обеспечивает удобный и эффективный способ мониторинга изменений в параметрах грузоперевозок. С помощью данного модуля вы можете автоматизировать процесс отслеживания ключевых изменений, что существенно улучшит управление вашими логистическими операциями.

Преимущества:

  1. Фиксация изменений: Модуль отслеживает изменения конкретных параметров в карточках грузоперевозок, что позволяет вам быть в курсе всех актуальных изменений в режиме реального времени.

  2. Оповещение на электронную почту: При обнаружении изменений система автоматически отправляет уведомления на заранее заданные адреса электронной почты. Это позволяет вовремя реагировать на критически важные изменения и принимать необходимые меры.

  3. Гибкость настройки: Настройка модуля интуитивно понятна и не требует специальных знаний. Вы можете задавать любые параметры для отслеживания и комбинировать различные условия фильтрации грузоперевозок, что делает его удобным инструментом для индивидуальных потребностей вашего бизнеса.

  4. Удобство использования: Модуль интегрируется с вашими существующими процессами и не требует дополнительных затрат времени на обучение персонала, что делает его идеальным решением для быстро развивающихся компаний.

  5. Улучшение эффективности: Своевременные уведомления об изменениях позволяют оперативно реагировать на ситуации, что значительно повышает общую эффективность логистики и способствует снижения рисков.

Результаты внедрения:

С модулем "Регистрация изменения грузоперевозок для оповещения" вы получите надежный инструмент для контроля и управления вашими грузоперевозками. Удобная настройка и автоматизация помогут вам сосредоточиться на важных задачах и повышении конкурентоспособности вашей компании.

для клиента - модуль "Загрузка слежения из почты"

Назначение:

Модуль "Загрузка слежения из почты" предназначен для упрощения и автоматизации процесса отслеживания параметров грузоперевозок в системе Бухгалтерия предприятия. Он обеспечивает интеграцию данных, получаемых из электронных писем, позволяя вести более эффективное управление логистическими процессами.

Преимущества:

  1. Автоматическая загрузка данных: Модуль позволяет автоматически извлекать информацию о грузоперевозках из писем, что существенно экономит время и снижает вероятность ошибок, связанных с ручным вводом данных.

  2. Гибкость настройки: Инструмент обладает широкими возможностями для настройки под конкретные требования вашего предприятия. Вы можете адаптировать параметры загрузки в зависимости от формата писем и структуры данных.

  3. Мониторинг изменений: Модуль следит за изменениями параметров грузоперевозок в реальном времени. Это позволяет оперативно реагировать на любые обновления и держать все заинтересованные стороны в курсе происходящего.

  4. Интуитивно понятный интерфейс: Удобный и легко настраиваемый интерфейс модуля позволяет пользователям быстро освоить его функционал и эффективно использовать в повседневной работе.

  5. Улучшение качества сервиса: Автоматизация процессов позволяет улучшить качество обслуживания клиентов, так как вы сможете быстрее реагировать на изменения статуса грузоперевозок и предоставлять актуальную информацию.

Результаты внедрения:

С использованием модуля "Загрузка слежения из почты" вы получаете мощный инструмент для автоматизации логистических процессов, что, в конечном итоге, способствует росту эффективности вашего бизнеса.

для клиента - модуль "Рассылка слежения"

Назначение:

Модуль "Рассылка слежения" — это мощный инструмент для управления информацией о грузоперевозках, который поможет вам поддерживать связь с вашими клиентами и держать их в курсе состояния их грузоперевозок. Он позволяет настроить индивидуализированные рассылки, учитывающие уникальные потребности каждого клиента.

С помощью модуля вы можете выбирать параметры, которые будут включены в рассылку, такие как статус доставки, местоположение груза, ожидаемая дата прибытия и другие ключевые сведения. Это обеспечивает получателям наиболее актуальную и важную информацию в режиме реального времени.

Преимущества:

  1. Индивидуальные настройки: Для каждого клиента вы можете задавать уникальный набор полей, которые будут включены в рассылку. Это значит, что каждый клиент получит именно ту информацию, которая ему необходима.

  2. Гибкость в расписании: Настройка времени рассылки позволяет выбрать оптимальный момент для отправки уведомлений. Вы можете настроить автоматические рассылки на ежедневной, еженедельной или любой другой основе.

  3. Простота в использовании: Интуитивно понятный интерфейс модуля позволяет быстро настраивать и управлять рассылками, не требуя специальных технических навыков.

Результаты внедрения:

Модуль "Рассылка слежения" — это мощный инструмент для управления информацией о грузоперевозках, который поможет вам поддерживать связь с вашими клиентами и держать их в курсе состояния их отправлений. Он позволяет настроить индивидуализированные рассылки, учитывающие уникальные потребности каждого клиента.

Используя модуль "Рассылка слежения" вы даёте своим клиентам возможность быть в курсе каждого этапа грузоперевозки без лишней нагрузки на своих сотрудников.