Заполнение ЭПД по мониторингу

Назначение

Это рутина, которую сложно чем-то оправдать. К тому же при постоянной монотонной работе повышается риск ошибиться: неверно указали адрес и отправили документ — приходится заполнять и отправлять его заново.

Модуль заполняет электронные перевозочные документы за логиста — по данным из грузоперевозки. 

Как создаются ЭПД с модулем автозаполнения

Логисту не нужно открывать пустой документ и переносить в него данные из перевозки. Модуль берёт нужные данные из мониторинга, которые логисты уже заполнили по мере работы над заказом, и заполняет на их основании поля электронного документа.

Работа сводится к следующему:

1. Открыть грузоперевозку
2. Выбрать параметр для нужного сценария заполнения документа
3. Нажать на кнопку "Создать документ"
4. Проверить результат заполнения в открывшемся документе

Ошибкам ручного ввода здесь почти неоткуда взяться. Неверно указанный адрес появляется не потому, что его неправильно перепечатали в ЭПД, а потому что он неверно стоит в самой грузоперевозке. Исправили карточку и заполнили документы заново одной кнопкой.

А за счет того, что каждый документ ЭПД связан через мониторинговый параметр с грузоперевозкой, наличие и статус документов ЭПД можно смотреть через журнал грузоперевозок.

Как проходит внедрение

Кнопка работает не сама по себе. До первого нажатия нужно выполнить настройку модуля и актуализовать параметры мониторинга.

В процессе внедрения модуля мы проводим с клиентами регулярные обсуждения и прорабатываем вопросы по изменению процесса заполнения мониторинга, чтобы на его основании была возможность выполнять автоматическое заполнение ЭПД. Важным этапом является обучение логистов заполнению мониторинга, так как, чтобы ЭПД можно было заполнить, нужно чтобы в грузоперевозках была информация об адресах, грузе и т.д., которая часто игнорировалась при заполнении мониторинга до этого.

Глобально настройка сводится к 3 этапам, которые мы проходим при внедрении автозаполнения.

Этап 1. Определение сценариев перевозки

На этом этапе мы определяем конечный перечень сценариев, когда нам необходимо создать ЭПД и какого вида (ЭПЭ, ЭЗЗ, ЭПЛ и т.д.). Ниже представлен возможный перечень таких сценариев.

Учитывайте, что данный перечень не является исчерпывающим и зависит от процессов конкретного клиента.

Этап 2. Аудит мониторинга

На этом этапе мы определяем из каких параметров или реквизитов грузоперевозки нужно брать информацию и какие поля электронного документа из нее заполнять. Также на этом же этапе мы создаем недостающие параметры или уточняем их типы данных. Результатом второго этапа является составление матрицы параметров, из которых формируются маршруты ЭПД. 

Пример матрицы для заполнения Электронной заказ заявки по сценариям:

Легенда:

Подача - графа подача ТС
Погрузка - строка с погрузкой в ТЧ маршрута
Выгрузка - строка с выгрузкой в ТС маршрута
Сдача порожнего

Пример параметров, которые используются для заполнения сведений о грузе

Этап 3. Непосредственная настройка модуля под выявленные сценарии

Настройка под каждый сценарий заполнения ЭПД привязана к своему мониторинговому параметру. Например, у вас есть следующие сценарии создания ЭПД

1. От порта прибытия до склада клиента может создаваться ЭЗЗ и ЭПЭ
2. При отправке по ЖД создается ЭПЭ

Тогда у нас будет создано три мониторинговых параметра:

1. "ЭЗЗ Порт прибытия - Склад доставки". Для этого параметра будут определены настройки заполнения заказ заявки под указанный сценарий.
2. "ЭПЭ Порт прибытия - Склад доставки". Для этого параметра будут определены настройки поручения экспедитора под указанный сценарий.
3. "ЭПЭ Отправка по ЖД". Для этого параметра будут определены настройки заполнения поручения экспедитору под указанный сценарий.

Настройка каждого сценария выполняется нашими специалистам, на основании той информации, что была определена на этапах 1 и 2. 

Дополнительные работы

Дополнительно по мере необходимости мы выполняем настройку групповых форм редактирования параметров, чтобы упростить менеджерам их заполнение. Например все сведения о грузе можно вывести на одну форму редактирования как показано на скриншоте ниже. Такая форма позволяет на одном экране увидеть все нужные параметры и заполнить их, вместо того чтобы заходить в каждый параметр по одну.

Процесс полного внедрения модуля для каждого клиента индивидуален, т.к. у всех разный набор параметров мониторинга и разные устоявшиеся процессы по его заполнению. В процессе работы могут выяснится побочные потребности, например автоматическое заполнение мониторинга из внешних сервисов (API ВМПТ, ФИТ и т.д.) и прочие. Все эти вопросы и многие другие мы прорабатываем с клиентами по мере необходимости дополнительно.

Технические требования

Модуль предназначен для работы в конфигурации 1С: Бухгалтерия экспедитора 8. 

По запросу возможна адаптация модуля под другие конфигурации 1С.

Куда обращаться

По всем вопросам пишите нам на почту help@accounter.org